CHECKLISTE · VORLÄUFIGE FASSUNG

Benutzer-Onboarding

Vom freigegebenen Auftrag bis zur dokumentierten Übergabe: neue Mitarbeitende strukturiert startklar machen.

Stand 20.10.2026 · Noch in redaktioneller Überarbeitung. Als Ausgangspunkt verwenden und vor der Ausführung an Eure Umgebung anpassen.

Für verwaltete Windows- und Microsoft-365-Umgebungen; lokale AD-, Hybrid- und Cloud-only-Schritte passend zur Umgebung auswählen.

0 von 14 Prüfpunkten erledigt

Häkchen gelten nur für diesen geöffneten Tab. Keine Speicherung und keine Übertragung. Passwörter, Personaldaten und interne Dokumentation gehören in Eure dafür freigegebenen Systeme. Nicht zutreffende Punkte intern als solche dokumentieren.

1. Auftrag und Zuständigkeiten

Freigegebenen Auftrag, Eintrittsdatum, Fachbereich, Führungskraft und zuständige IT-Ansprechperson bestätigen.
Name, Anzeigename, Benutzername und benötigte E-Mail-Adresse mit dem Fachbereich abstimmen; vorhandene Konten und Namenskonflikte prüfen.
Arbeitsplatz, Geräte, Anwendungen und benötigte Zugriffe anhand der Rolle festlegen und von den zuständigen Verantwortlichen freigeben lassen.

2. Identität und Berechtigungen

Führendes Verzeichnis bestimmen: lokales AD mit Synchronisierung oder Entra ID. Das Konto im vorgesehenen System anlegen; doppelte Identitäten vermeiden.
Gruppen und Rollen nach dem Least-Privilege-Prinzip zuweisen; keine pauschale Kopie aller Rechte eines anderen Kontos. Administrative Identitäten getrennt behandeln.
Benötigte Lizenzen, Postfach und gegebenenfalls Hybrid-Provisionierung gemäß betrieblichem Verfahren einrichten; Synchronisierung und Empfängertyp prüfen.
MFA-Registrierung und erlaubte Anmeldeverfahren vorbereiten. Erstzugang zeitlich begrenzt und über einen freigegebenen sicheren Weg übergeben.

3. Arbeitsplatz und Anwendungen

Gerät inventarisieren, verwalten und aktualisieren; Verschlüsselung, Wiederherstellungsschlüssel-Verwahrung und Endpoint-Schutz kontrollieren.
Standardsoftware, erforderliche Fachanwendungen, Drucker und bei Bedarf VPN einrichten; Lizenzverfügbarkeit prüfen.
Freigegebene Dateiablagen, Teams, Verteiler und weitere Arbeitsressourcen zuweisen; Zugriff auf nicht benötigte Bereiche ausschließen.

4. Übergabe und Abschluss

Erstanmeldung gemeinsam mit der Person testen; MFA durch die Person selbst registrieren lassen. Keine persönlichen Kennwörter dokumentieren.
Mailversand und -empfang, benötigte Anwendungen und freigegebene Ablagen mit dem Benutzerkonto testen.
Supportwege, Sicherheitsregeln und Meldeweg bei verdächtigen Nachrichten erklären; Geräteübergabe dokumentieren.
Durchgeführte Schritte, genehmigte Ausnahmen und offene Punkte im internen Ticket festhalten; Auftrag abschließen oder Wiedervorlage setzen.